南京理工大学合同管理办法 (南理工〔2010〕681号)
发布时间: 2013-04-24  浏览次数: 1149

第一章  总  则
   第一条  为规范学校经济行为,加强内部管理,维护学校权益,提高投资收益,促进廉政建设,根据学校实际,制定本办法。
   第二条  学校法定代表人授权委托、合同审核、签订、履行及档案管理适用本办法。
   第三条  学校合同管理实行统一归口与分工负责相结合的工作机制。
   第四条  学校举办的独立法人的合同管理工作由该法人依法自主管理。
   资产经营公司及下属企业法人实体参照本办法制定本单位的合同管理办法;后勤管理服务中心及下属非法人经营服务实体比照学校独资法人实体制定本单位的合同管理办法;学校技术类合同由科技处根据本办法结合自身特点制定科技合同管理办法。
   第五条  学校及下属单位应坚持预防为主、救济为辅的原则,建立健全各项管理制度,完善工作程序和权责体系,防范合同风险。
第二章  法定代表人授权委托
   第六条  校长是学校法定代表人,对外签订金额达到500万元以上的合同必须申请校长授权委托,具体由审计处承办。校长授权委托书由校长签发。对于金额低于500万元的合同,根据合同的重要性和对方要求等因素由审计处确定是否需要办理授权委托。
   未经学校规范性文件明确规定或校长授权委托,任何部门、单位或个人不得以学校或部门、单位名义对外签订合同。
   第七条  授权委托书应当根据所办理事项的具体情况,写明下列内容:
   (一)被授权人姓名、职务、所在部门或单位;
   (二)委托事由;
   (三)委托权限;
   (四)委托起止时间;
   (五)需要明确的其他事项。
   第八条  受托人必须尽职尽责,尽力维护学校权益。
   受托人应当及时向学校审计处报告委托代理事项的办理情况。
  合同签订、履行和管理机构及其职责
第九条  具体负责签订、履行合同的单位是业务主办单位,其主要职责为:
   (一)论证合同签订的可行性、必要性和利己性:
   (二)对对方的资信和履约能力进行审查,在此基础上起草合同文本进行送审,并对合同内容的真实性、合作对方的可靠性负责。
   (三)保存合同文本,收集和保留与合同相关的协议、样品、信函、传真及电邮等资料,发生合同纠纷时要及时收集保全相关证据,要建立合同档案保存上述资料。
   第十条  学校审计处是学校合同管理的归口管理机构,其合同管理职责为:
   (一)制订学校合同管理的规章制度;
   (二)负责本办法第三条之外的学校各类合同的审核;
   (三)协助督促有关合同履行;
   (四)协调督促各类合同的建档归档。
   学校审计处对合同条款的合法性、完备性、利己性和表述准确性负责,同时对合同审批程序和招投标程序进行形式审查。对经过审核的合同建立纸质和电子《南京理工大学合同审核登记表》备查和便于统计。
   第十一条  学校科技处、国有资产与实验室管理处、基建处、后勤管理与服务中心和资产经营公司等职能部门和业务主办单位管理合同管理的总体职责为:
   (一)对外代表学校进行具体业务洽谈;
   (二)负责审核本部门或单位合同的真实性、必要性和合作方的资信情况,对合同主办单位是否具备履约能力进行审查,对技术的可靠性、合同签订的政策法规及学校规章制度的合规性、产品价格性能的选优性和工程造价及队伍选择的合理合规性负责。
   (三)负责按学校财务有关规定进行报审报批,需要通过招标程序确定合作方和合同价款的,按学校《招投标管理办法》执行,保证合同合法、有效和利己;
   (四)全面实际履行合同,防止违约行为的发生,同时督促合同相对方及时有效履行合同。
   (五)协助、督促和检查业务主办单位建立健全合同管理档案管理制度。
   第十二条 财务处对合同所涉及的资金是否具备,能否使用进行审查,并对该合同是否符合国家和学校招投标管理规定进行实质审查;科技处对使用科研经费采购进行审查。
   第十三条  学校公章及合同专用章管理部门需健全印章使用管理规定,相关工作人员需依据相关领导、职能部门的审核意见和学校《纪检监察与审计办公室合同审核专用章》在合同上签字和盖章。
   第十四条  学校职能部门和业务主办单位代表学校签订和履行合同,应当确定一至两名主要承办人。合同管理承办人应当为本部门、本单位在编正式工作人员,合同履行过程中承办人调离的,职能部门和业务主办单位应当及时确定新的承办人。
   第十五条  学校各部门和单位应当加强对合同签订履行工作的过程管理和监督,维护学校合法权益。
第四章  合同管理
   第十六条  部门、单位代表学校对外签订合同,必须遵守国家法律、法规,贯彻平等互利、等价有偿、诚实信用的原则。
   合同除即时清结者外,一律采用书面形式,除合同文本之外有关合同的补充协议、电报、传真、函件和图表等也是合同的组成部分。
   第十七条  学校对外所签合同一般包括:
   (一)买卖合同、承揽合同;
   (二)技术类合同;
   (三)基建修缮工程合同;
   (四)合作办学合同;
   (五)捐赠合同;
   (六)其他类合同。
   第十八条  合同签订前,合同主办单位及其承办人应当审查对方当事人的主体资格和履约能力,要求对方当事人出具相应的授权委托书、法人登记证书、经营许可证书、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资信的有关文件,必要时应当要求对方提供相应的担保。
   第十九条  合同应当由己方或以己方为主起草。国家或行业有标准或示范文本的,应当优先采用,并根据实际情况对合同进行补充、修改,依法维护己方利益。
   第二十条  合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的名称、住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点方式、违约责任和争议解决方式等条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。
   第二十一条  合同中有关争议解决的条款,应当力争约定争议由己方所在地的仲裁机构裁决,或约定向己方所在地的人民法院提起诉讼。
   第二十二条  合同送审时要填写《合同审批表》,并按表中的流程完成审批程序。合同主办单位在签订合同前,应当根据合同的性质分别由立项审批部门、职能部门和资金管理部门等发表主管审核意见,咨询有关法律专业人员对合同文本的法律意见,必要时得请法律专业人员出具法律意见书。
   第二十三条  买卖、承揽合同的审核
   买卖、承揽合同签订时需由业务主办单位负责人签字。即时结清和合同金额在1万元以下的无需职能部门审核;合同金额在1万元以上5万元以下的,由业务主办单位报职能部门审核,通过后送学校审计处签章备案;合同金额在5万元以上的,需填写《合同审批表》,按表中的要求分别送职能部门、财务部门、审计处审核,合同金额超过50万元的报主管校长审定,重大合同由校长办公会议或校党委常委会议集体审定,符合学校招投标条件的应按《南京理工大学采购招投标管理办法》执行。
   第二十四条  技术类合同的审核
   技术类合同由业务主办单位报科技处审核,科技处应对技术的可靠性和经济性进行论证审核,对以技术出资入股的合同,还需报资产公司审核备案,联营企业需要使用学校名称等无形资产的,需按学校关于无形资产使用的相关规定办理。
   第二十五条  基建修缮工程合同的审核
   基建修缮工程的发包应当本着“公平竞争,择优选择”的原则,须按学校采购招投标管理相关规定确定施工方和合同价。单项工程合同价款在10万元以下的,业务主办单位将工程预决算报学校审计处审核,合同无需审核;工程价款在10万元以上30万元以下的,建设工程施工合同由校基建部门负责起草,由校财务部门进行经费核算,再送审计处审核;合同价款超过30万元以上的,财务处、审计处审核后,送主管校长审定;合同价款超过5000万元的,由学校招投标领导小组审定。
   第二十六条  合作办学、捐赠等其他类的合同的审核
   合作办学、捐赠类合同由业务主办单位报学校对外联络与发展部审核,通过后送审计处审核签章备案,其他类合同参照第二十四条办理。
   第二十七条  需要签订重大合同的,应当聘请法律专业人员参与合同可行性研究、业务谈判、合同文本起草及签约活动,帮助论证把关。
   第二十八条  合同生效后,如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,业务主办单位应当及时申请学校审计处向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履约。如因对方违反合同而使己方受到损失,应当及时采取措施防止损失扩大。
   第二十九条  变更和解除合同,应当符合法定或约定的条件。
   第三十条  业务主办单位及其承办人发现签约时的条件发生变化,继续履行合同将给学校造成损害时,应当及时报请学校审计处和相关职能部门,建议变更或解除合同。
   业务主办单位及其承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函或电报后,必须及时报请学校审计处并立即做出相应处理。
   变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限做出。
   变更或解除合同应当采用书面形式。
   第三十一条  合同变更、解除应当注意以下事项:
   (一)合同主体变更,应当征得合同各方同意;
   (二)合同中有担保条款的,变更合同应当经原担保方同意并签章予以确认;
   (三)合同经过上级主管部门批准的,变更、解除合同的协议应当报原批准机关批准;
   (四)合同经过公证的,变更、解除合同的协议应当报原公证机关备案;
   (五)法律法规有特别规定的应当按法律规定办理。
   (六)变更或解除合同参照本办法规定的合同签约程序进行。
第五章  奖励与处罚
   第三十二条  部门、单位及其工作人员在合同签订或履行过程中,认真负责,积极预防、消除风险和失误,保证合同有效履行,为学校带来重大收益的,可以给予一定奖励:
   第三十三条  有下列情形之一的,视不同情节,对主管人员或直接责任人员给予相应处分:
   (一)在合同签订或履行过程中,未认真审查合同对方的主体资格和履约能力,致学校利益遭受重大损失的;
   (二)遗失合同文本或其他有关文件,造成学校利益损失的;
   (三)在合同签订或履行过程中,虚构事实或隐瞒真相,与外界串通,损害学校利益的;
   (四)擅自为他人提供担保的;
   (五)未经授权或超越授权签订合同的;
   (六)在合同签订或履行过程中泄漏学校机密的;
   (七)不按规定将有关材料存档备案的;
   (八)应予处分的其他情形。
   具有以上情节,构成犯罪的,报送司法机关追究刑事责任。
第六章  附  则
   第三十四条  本办法自2011年1月1日起施行,2003年9月1日颁布实施的《南京理工大学合同管理及经济纠纷处理办法》同时废止。